تایید شده است که “زمان و جزرومد، منتظر هیچ‌کس نمی‌مانند”. جهت دستیابی به موفقیت در تمام جنبه‌های زندگی، اهمیت فهم درست از زمان ضروری است. افرادی که به بی‌اعتنایی به وقت خود اقدام می‌کنند، با شکست در شکل‌گیری شخصیت خود مواجه خواهند شد. از این رو، به‌عنوان یک کلید حیاتی، مدیریت زمان را می‌توان به عنوان عامل اساسی در موفقیت در شروع کسب کار و درآمد در نظر گرفت. در این نوشتار، به بحث درباره مفهوم مدیریت زمان و راهکارهای بهینه برای مدیریت اثربخش آن می‌پردازیم.
مفهوم مدیریت زمان چیست؟
مدیریت زمان به‌معنای به‌کارگیری زمان به‌صورت کارآمد در انجام فعالیت‌های مختلف است. مدیریت مؤثر زمان افراد را قادر می‌سازد تا با توجه به اولویت‌های خود، با دقت زمان خود را به انجام وظایف مشخصی اختصاص دهند. به‌عبارت دیگر، هنر مدیریت زمان به معنای بهینه‌سازی استفاده از زمان است زیرا ما با محدودیت زمانی مواجه هستیم.
در مدیریت زمان، تعیین می‌شود که کدام وظیفه اهمیت بیشتری دارد و چه مقدار زمان باید برای آن اختصاص یابد. همچنین، تصمیم‌گیری در مورد انجام چه کاری در ابتدا و چه کاری را می‌توان در زمان‌های بعدی انجام داد، نیز جزء جنبه‌های اساسی مدیریت زمان محسوب می‌شود.
نقش مدیریت زمان نه‌تنها در سازمان‌ها، بلکه در زندگی شخصی ما نیز بسیار حیاتی است. این هنر به افراد کمک می‌کند تا به بهترین شکل ممکن از وقت خود استفاده کنند و در هر زمینه از زندگی به موفقیت دست یابند.
در طی روز چه مقدار زمانی را هدر می‌دهیم؟
با گذر زمان، سخن “وقت طلاست” همیشه مکرر شده است، اما واقعیت زمانی که به آمار و ارقام نگاه می‌کنیم، شگفت‌انگیز تر می‌شود. در این مقاله، راهی ساده برای ارزیابی میزان زمان و هزینه از دست رفته در طول یک روز کاری را مورد بررسی قرار می‌دهیم.
در طول روز، عوامل متعددی می‌توانند نظم ذهنی ما را مختلف کنند و حواس ما را پرت کنند. با متوسط تخمینی از حواس‌پرتی خود و ضرب آن در ۲۵، می‌توانیم به راحتی میزان زمان و هزینه از دست رفته را محاسبه کنیم.بر اساس تحقیقات گلوریا مارک در دانشگاه کالیفرنیا، هر وقفه به طور میانگین میان ۲۳ تا ۲۵ دقیقه (دقیقه و ۱۵ ثانیه دقیق) زمان می‌برد تا ذهن آماده شود و به شرایط عادی برگردد. این نتایج توسط بسیاری از تحقیقات دیگر نیز تأیید شده‌اند.
حواس‌پرتی نه تنها زمان را تلف نمی‌کند، بلکه نظم ذهنی و آرامش را نیز بر می‌آورد. به عبارت دیگر، چک کردن شبکه‌های اجتماعی به مدت ۳۰ ثانیه، نه تنها ذهن را درگیر نمی‌کند بلکه حدود ۲۵ دقیقه طول می‌کشد تا ذهن آماده به کار قبلی شود. این مسائل نه تنها عملکرد را کاهش نمی‌دهند، بلکه تأثیرات منفی آن بر احساسات افراد نیز مشخص است. تحقیقات نشان می‌دهد که از دست دادن تمرکز، استرس را افزایش می‌دهد، خلق و خو را بدتر می‌کند و بهره‌وری را کاهش می‌دهد.
تحقیقات گلوریا مارک نشان می‌دهد که تا نیمی از وقت‌های ایجاد شده برگشت‌پذیر است. به‌طور مثال، باز کردن نوار فیسبوک و چک کردن آن توسط افراد ناشی از حواس‌پرتی می‌شود. این تحقیقات نشان می‌دهد که افراد خود مسئول نیمی از وقت‌های زمانی که از دست می‌دهند هستند.
با این تجربه در محیط کار، تحقیقات مارک نشان می‌دهد که بهبود کارایی با تفویض وظایف به افراد با تجربه و توانایی امکان‌پذیر است. از این رو، اهمیت مدیریت زمان و مهارت‌های ترتیب و اولویت‌بندی در کار روزانه بیشتر از همیشه آشکار می‌شود.
عناصر مهم در مدیریت زمان
مدیریت زمان دربرگیرنده‌ی موارد و عناصر مهمی است که در ادامه به بررسی آن‌ها می‌پردازیم.
۱. برنامه‌ریزی استراتژیک:
برای دستیابی به مدیریت زمان اثربخش، از پیش برنامه‌ریزی دقیق روزانه خود را انجام دهید. برنامه‌ریزی با ایجاد یک لیست کارهای روزانه یا برنامه کاری، به شما کمک می‌کند. فعالیت‌های اصلی خود را با زمان مشخصی مشخص کنید. اولویت‌ها را در نظر بگیرید و کارهای حیاتی را در اولویت قرار دهید. با انجام کارهای اولویتی از زمان بهینه‌تری بهره‌مند خواهید شد. به‌یاد داشته باشید که به وظایف اهمیتی که لحظه‌ای ندارند، به تعویق نیافته بپردازید و تا زمان انجام وظیفه قبلی، به وظایف جدید نپردازید.
۲. تعیین اهداف هوشمند:
تعیین اهداف در مدیریت زمان بسیار حیاتی است. شبیه به یک کشتی که بدون هدف در اقیانوس پهناور سرگردان است، سازمان‌ها و افراد باید اهداف خود را مشخص کنند. اهداف باید واقعی و قابل دستیابی باشند. این اهداف به عنوان یک هدف قطبی شما را هدایت می‌کنند و مسیر مناسب را نشان می‌دهند. با داشتن اهداف هوشمند، انگیزه شما برای به‌کارگیری بهینه‌تر زمان افزایش می‌یابد و به شما کمک می‌کند تا برنامه‌های مطمئنی برای دستیابی به آن اهداف را تدوین کنید.
۳. تعیین مهلت‌ها با دقت:
برای بهینه‌سازی مدیریت زمان، بهتر است خودتان مهلت‌های مشخصی را در نظر بگیرید و تا زمان انقضای هر مهلت، برنامه‌ریزی دقیقی داشته باشید. انتظار نداشته باشید که ارگانیزاسیون یا مدیران به صورت مداوم از شما درخواست پیشرفت کاری کنند یا ضرب‌الاجلی برای شما تعیین کنند.
حس خودمختاری در تعیین ضرب‌الاجل مهم است. شما بهترین شخص هستید که می‌توانید برای کارهای خود زمانبندی را مشخص کنید. از خودتان بپرسید که هر فعالیت چه مدت زمانی را به طول انجام می‌دهد. همچنین، می‌توانید از ابزارهای برنامه‌ریزی استفاده کنید تا ضرب‌الاجل‌های اهم را به دقت تعیین کنید. این اقدام به شما کمک می‌کند تا به تعادل مناسبی در مدیریت زمان دست پیدا کنید و از مهلت‌ها به بهترین نحو بهره‌مند شوید.
۴. آموزش هنر رد کردن و تفویض:
یکی از مهارت‌های اساسی مدیریت زمان، یادگیری هنر رد کردن است. باید بیاموزید که به راحتی “نه” بگویید و به تنهایی تمام کارها را به دوش ننهید؛ زیرا منابع انسانی بی‌نهایت هستند. همیشه نیازی نیست هر وظیفه‌ای را به عهده بگیرید. وقتی که می‌فهمیدید قادر به انجام یک کار نیستید، باید بله را از میان ببرید. تفویض مسئولیت‌ها وظیفه‌ای است که بر اساس علاقه و تخصص افراد تعیین شود تا هرکس به بهترین نحو ممکن در مهلت‌های تعیین‌شده وظایف خود را انجام دهد.
در زمان تعیین ضرب‌الاجل برای افراد، به یاد داشته باشید که افرادی که دانش و تخصص لازم را ندارند، ممکن است نیاز به زمان بیشتری داشته باشند. بهتر است همواره در نظر داشته باشید که تفویض وظایف به افراد با تجربه و توانایی، می‌تواند موجب بهبود کارایی و افزایش کیفیت کار شود.
۵. ترتیب اثربخش وظایف:
برای مدیریت زمان با کیفیت، وظایف خود را بر اساس اهمیت و ضرورت مرتب کنید. تمایز بین کارهای فوری و مهم را درک کنید و اهمیت هر وظیفه را مشخص کنید. تعیین کنید که کدام کارها باید در یک روز مشخص انجام شوند و کدام وظایف می‌توانند در طول یک ماه یا حتی بیشتر انجام شوند.
۶. زمانبندی دقیق برای بهینه‌سازی فعالیت:
عادت به اجرای “کار درست، در زمان مناسب” را پرورش دهید. انجام کارها در زمان اشتباه، تاثیر مطلوبی ندارد. بهتر است روز خود را برای کارهایی که در یک یا چند ساعت قابل انجام هستند، به کار گذاشته و برای تماس‌های شخصی یا بررسی به‌روزرسانی‌ها در شبکه‌های اجتماعی، زمان مناسبی را به‌طور جداگانه تعیین نمایید. این روش به شما کمک می‌کند تا از زمان خود به بهترین شکل استفاده کرده و به موقعیت‌های مهم پاسخ دهید.
اهمیت مدیریت زمان در کسب‌وکار و زندگی
مدیریت زمان نقش حیاتی در بهبود عملکرد شما و رشد کسب‌وکارتان ایفا می‌کند. با به کارگیری تکنیک‌های مدیریت زمان، قابلیت کنترل بر زمان و وظایف شما افزایش می‌یابد، و در عین حال، توانایی حفظ تعادل بین کار و زندگی شخصی به شما امکان می‌دهد. در ادامه اهمیت مدیریت زمان را بررسی خواهیم کرد:
افزایش کارایی و بهبود عملکرد:
با اعتماد به مدیریت زمان، عملکرد شما بهبود پیدا می‌کند. اگر بتوانید زمان خود را به‌طور هوشمندانه برای انجام وظایف اصلی خود اختصاص دهید، دیدگاه شما نسبت به این کارها بهبود می‌یابد. این به شما اجازه می‌دهد تا زمان لازم برای انجام هر کار را به‌درستی تخمین بزنید و به شیوه‌ای مؤثر به کارهایتان بپردازید. همچنین با داشتن برنامه‌ریزی موثر، می‌توانید تصمیم‌گیری‌های مهمتر را با کمترین زمان ممکن انجام دهید و به انجام کارهای مهمتر اختصاص دهید.
با مدیریت زمان، احتمالاً متوجه خواهید شد که زمان کمتری برای تصمیم‌گیری یا تأخیر صرف می‌کنید، در حالی‌که زمان بیشتری را برای انجام کارهای اساسی و حیاتی خود اختصاص می‌دهید. این به شما این امکان را می‌دهد که با تمرکز بر کارهای اصلی، عملکرد خود را بهبود بخشیده و از حواس‌پرتی جلوگیری کنید.
کسب نتایج بهتر از طریق مدیریت زمان:
با اعتماد به مدیریت زمان، امکان کسب نتایج بهتر در کارهایتان وجود دارد. وقتی که در فشار زمانی به رقابت نمی‌پردازید، فرصت برای تفکر و تلاش بیشتر برای بهبود کارهایتان فراهم می‌شود. مدیریت زمان به شما کمک می‌کند تا وظایف خود را با دقت در اولویت قرار دهید و اطمینان حاصل کنید که برای انجام هر پروژه، زمان کافی در اختیار دارید.
کیفیت اجرای کارهای شما بهبود می‌یابد زیرا با اجتناب از شتاب زدن برای اتمام وظایف، می‌توانید به طور مؤثرتر و با دقت بیشتری به آن‌ها پرداخته و از تسریع مصنوعی جلوگیری کنید. این رویکرد به شما این امکان را می‌دهد که با مراعات زمان مقرر، برخوردهای بهتری داشته باشید و در نهایت کیفیت کارهایتان را به سطح بالاتری برسانید.
ارائه به موقع کارها با مدیریت زمان صحیح:
مدیریت زمان صحیح به معنای اختصاص دادن زمان مشخصی به هر وظیفه موجود در لیست کاری شما است. افراد زیادی از مهارت مدیریت زمان بهره می‌برند تا به‌طور موثر در چند روز یک پروژه را به‌موقع یا حتی زودتر از زمان تعیین‌شده به اتمام برسانند، تا برای مواجهه با چالش‌های ممکن در آینده، آمادگی داشته باشند.
اگر توانایی ارزیابی صحیح زمان مورد نیاز برای اجرای وظایفتان را داشته باشید، احتمالاً به‌راحتی می‌توانید به ضرب‌الاجل‌های تعیین‌شده دست پیدا کنید. این روش به شما این امکان را می‌دهد که با دقت به زمانبندی کاری خود پیش بروید و در نهایت، کارها را به‌موقع و با کیفیت به اتمام برسانید.
کاهش استرس با مدیریت زمان:
در دنیای پرفشار امروزی، داشتن لیست جامعی از وظایف ممکن است باعث نگرانی شود. با اعتماد به مدیریت زمان مؤثر، می‌توانید این وظایف را به ترتیب اولویت قرار دهید و زمان مناسبی برای انجام هرکدام تعیین کنید. این رویکرد به شما کمک می‌کند تا با دقت بیشتری به انجام کارها بپردازید و بدانید چه کارهایی اولویت دارند و به چه مدت زمانی نیاز دارند. این فرآیند اولویت‌بندی و زمانبندی کارها می‌تواند به کاهش سطح استرس شما کمک کند، زیرا شما با داشتن نقشه واضح از وظایف، احساس کنترل بیشتری بر زمان خود خواهید داشت.
ایجاد فرصت‌های شغلی با مدیریت زمان
در محیط کاری، مدیریت زمان نقش اساسی در ارتقاء موقعیت شغلی شما دارد. با داشتن برنامه زمانی دقیق و تعهد به انجام وظایف به موقع، نه تنها به عنوان یک کارمند متعهد شناخته می‌شوید بلکه اعتبار حرفه‌ای خود را نیز بهبود می‌بخشید.
موظف به انجام وظایف در موعد مقرر، شما را به یک عضو ارزش‌مند در تیم تبدیل می‌کند و این امر می‌تواند در جلب توجه مدیران و ارتقاء وضعیت شغلی شما تاثیرگذار باشد. همچنین، این نشان می‌دهد که شما یک کارمند مسئول و با دقت هستید که می‌تواند به چالش‌های کاری بپردازد.
ارائه‌ی یک عملکرد برتر و مداوم با مدیریت زمان موفق، ممکن است در معرض دید قرار گیرید و این احتمال را ایجاد کند که به شما فرصت‌های شغلی جدیدی ارائه شود. همچنین، توانایی موازنه بین کار و زندگی شخصی نیز می‌تواند به عنوان یک نشانه از تعهد و بهبود مهارت‌های زندگی کاری شما محسوب شود که در جذب فرصت‌های شغلی جدید تأثیرگذار است.
افزایش اعتماد به نفس:
به‌کارگیری مدیریت زمان موثر، علاوه بر اینکه به شما کمک می‌کند تا وظایف خود را به موقع انجام دهید، باعث افزایش اعتماد به نفس نیز می‌شود. زمانی که با دقت و تدبیر به برنامه‌ریزی روزانه خود پرداخته و کارها را به‌موقع به اتمام برسانید، حس موفقیت و قدرت در شما رشد خواهد کرد.
مدیریت زمان نه تنها به ارتقاء مهارت‌های شغف‌آور شما کمک می‌کند، بلکه انجام وظایف با دقت و به‌موقع، احساس کنترل و مسلط بودن را در زندگی شما به ارمغان می‌آورد. این احساس مسئولیت و موفقیت، توانایی شما در مواجهه با چالش‌ها را افزایش می‌دهد و به شما اعتماد به نفس لازم برای پیشرفت در حرفه و زندگی می‌آورد.
پرداخت به مسائل روزمره و تحقق اهداف کوچک، افراد را به تحولات بزرگتر هدایت می‌کند و این تجربه‌های مثبت، اعتماد به نفس را بهبود می‌بخشد. این اعتماد به نفس نه تنها در حوزه شغلی بلکه در زندگی روزمره نیز نقش مهمی ایفا می‌کند و در برخورد با چالش‌های جدید، به شما انگیزه لازم را می‌دهد.
افزایش کارآمدی:
مهارت در مدیریت زمان به شما این امکان را می‌دهد که به بهترین شکل ممکن در کارهایتان عمل کنید و به عنوان یک فرد کارآمد و مؤثر شناخته شوید. وقتی توانایی مدیریت زمان را دارید، به‌راحتی می‌توانید تمرکز خود را بر روی وظایف اصلی افزایش دهید و در مدت‌های کوتاه‌تر به تعداد بیشتری از وظایف بپردازید.
برای مثال، اگر فقط ۱۵ دقیقه قبل از شروع یک جلسه مهم هستید، به جای انجام یک پروژه بزرگ، می‌توانید به سراغ وظایف سبک‌تر بروید و آن‌ها را به‌صورت موثر در آن زمان به پایان برسانید. وظایف سنگین‌تر و پیچیده‌تر را می‌توانید برنامه‌ریزی کنید تا در زمان‌هایی که حضور ذهن بیشتری دارید، به آن‌ها بپردازید. این سیاست به شما این امکان را می‌دهد که با افزایش بهره‌وری و بهبود نتایج، به شکل کارآمدتری کار کنید.
تکنیک‌های مدیریت زمان
شرکت‌های بزرگ با خدمات ۲۴ ساعته و حتی تیم‌های پاسخگویی در شبکه‌های اجتماعی، همواره در دسترس مشتریان خود هستند. در حالی که استارتاپ‌ها به تعداد زیادی کارمند برای رقابت با این سرویس‌های پرجواب نمی‌پردازند، اما نیاز به برقراری ارتباط فوری با مشتریان دارند. چگونه می‌توانید زمان خود را بهتر مدیریت کنید تا همواره در دسترس مشتریان باشید؟ این سوال مهمی است که در ادامه به آن پرداخته خواهد شد.
کارآفرینان هوشمند می‌توانند از تجارب شخصی خود بهره‌مند شوند و خدمات خود را بهبود بخشند، حتی بیشتر از شرکت‌های بزرگ که از ماشین‌های پاسخگویی خودکار استفاده می‌کنند. به عنوان مثال، در حالی که بانک آمریکا ممکن است در توییتر به مشتریان پاسخ دهد، اما مدیرعامل آن در مستقیمیت با مشتریان صحبت نمی‌کند. در عوض، کارآفرینان با استفاده از ارتباط مستقیم خود می‌توانند به بهبود خدمات و ارائه تجارب منحصربه‌فرد به مشتریان بپردازند.
شما به عنوان یک کارآفرین چگونه می‌توانید زمان خود را برای برقراری ارتباط با مشتریان بهینه‌سازی کنید؟ بیایید این مسئله را به‌طور جامع بررسی کنیم.
برنامه‌ریزی روزانه: راهی موثر برای مدیریت زمان
برای حفظ دسترسی به همه امور و همزمان جلوگیری از اشغال زیاد زمان توسط دیگران، برنامه‌ریزی روزانه یک راهکار حائز اهمیت است. یکی از ابزارهای مؤثر در این زمینه، برنامه‌ریزی کارها با استفاده از تقویم Outlook است. این برنامه، کاربران را قادر می‌سازد زمانبندی دقیق کارهای خود را انجام دهند و در آن زمان‌های مشخص را برای موارد دیگر اختصاص ندهند.
تقویم Outlook نه تنها امکان مشخص کردن زمان‌های خالی را فراهم می‌کند، بلکه به شما این امکان را نیز می‌دهد که در صورت نیاز به تغییر برنامه، با سهولت اقدام به تنظیم مجدد آن کنید. این برنامه یک دید کلی از زمان‌های واقعی که در دسترس می‌توانید باشید ارائه می‌دهد، و در مواقع ضروری می‌توانید با مراجعه به برنامه، زمان خود را به بهترین نحو مدیریت کنید.
پاسخ به سوال “چگونه زمان را مدیریت کنیم؟” در برنامه‌ریزی دقیق و موثر که ابزارهایی مانند تقویم Outlook را در بر می‌گیرد، نهفته است. با این رویکرد، شما می‌توانید زمان خود را به بهترین نحو مدیریت کرده و از تمامی فرصت‌های پیش رو بهره‌مند شوید.
جذب استعدادها: پایه‌ای برای رشد و موفقیت
یکی از عوامل اساسی در سرزندگی کاری مؤثر، استخدام افراد با استعداد است. هر فرد به تنهایی قادر به انجام تمامی کارها نیست، اما تشکیل یک تیم با عملکرد برتر از تک تک افراد، گام مؤثری به سوی موفقیت است. افراد با استعداد در یک تیم، به‌طور آگاهانه از استراتژی‌های نوآورانه برای پیشرفت کارها استفاده می‌کنند. این افراد راحت‌تر به جلسات و مکالمات کلان مدیریتی ارسال می‌شوند؛ زیرا می‌دانند که توانایی آن‌ها در تاثیرگذاری بر اهداف گروهی بی‌نظیر است.
در این راستا، باید به‌یاد داشت که کارمندان به عنوان مهمانان شما در مسیر موفقیت حضور دارند. همیشه در دسترس برای آن‌ها بودن، به خلق یک نیروی کار مستقل و خودمختار کمک می‌کند. این نیروی کار، بدون نیاز به مداومت و راهنمایی مدیریتی، قادر به دستیابی به اهداف شرکت خواهد بود.
با استفاده از استعدادهای تیم خود، به عنوان راهنمایی موثر، می‌توانید به شکل کامل نقش یک ناظر فعال را ایفا کنید. افراد تیمی با استعداد را بر اساس توانمندی‌هایشان در جایگاه‌های کلیدی معرفی کنید و از آن‌ها برای رسیدن به اهداف مشترک بهره‌مند شوید. این رویکرد با اعتماد به توانمندی‌های اعضای تیم، مسیری را برای موفقیت و رشد شما در دنیای کسب و کار به وجود خواهد آورد.
استخدام دستیاران با توانایی و شایستگی:
استفاده از دستیاران با توانمندی‌های مناسب، می‌تواند در سازماندهی و اجرای کارهای شما تاثیرگذار باشد. یک دستیار توانمند، قادر به توجه به جزئیات و مدیریت کارها در سطح بالاتری است. با استخدام یک دستیار با توانایی و شایستگی، امکان دارد به مسائل اساسی و حیاتی تر توجه کرده و وقت بیشتری برای بررسی و ارتقاء مسائل مهم داشته باشید.
حتی اگر برخی از کارآفرینان قادر به تأمین هزینه استخدام یک دستیار حضوری نباشند، امکان استفاده از خدمات مجازی برای استخدام افراد از راه دور وجود دارد. این افراد می‌توانند از راه دور کار کرده و به همان اندازه که یک دستیار حضوری مفید باشند. استفاده از این خدمات به عرصه کارآفرینی و کارآفرینان این امکان را می‌دهد که نیروهای با توانایی را جذب کرده و هزینه‌های استخدام را به حداقل برسانند.
برای مدیریت بهتر زمان و تمرکز بر نکات اساسی، می‌توانید از تکنولوژی‌های مدرن استفاده کنید. استخدام افراد با توانمندی‌ها و استعداد، شما را از برخی از وظایف روتین و مکرر آزاد می‌کند. این امر به شما این امکان را می‌دهد که بر زمان بیشتری برای برنامه‌ریزی استراتژیک و اهداف کلان خود تمرکز کنید.
استفاده هوشمند از تکنولوژی برای مدیریت بهتر زمان:
در دنیای امروز، امکانات بی‌پایان تکنولوژی به ما این امکان را می‌دهند که از دستگاه‌های هوشمند مانند موبایل‌ها، تبلت‌ها و لپ‌تاپ‌ها برای بهره‌وری بیشتر از وقت خود استفاده کنیم. برنامه‌های ارتباطی همچون eFileCabinet به شما این امکان را می‌دهند که به راحتی اطلاعات خود را بین این دستگاه‌ها منتقل کنید.
از این ابزارها و برنامه‌ها می‌توانید در هر زمان و مکانی به دسترس باشید. حتی می‌توانید در حین انجام فعالیت‌های روزمره مانند آشپزی، ورزش یا در حال انتظار در صف اتوبوس، به چک کردن ایمیل‌ها، ارسال مدارک یا انجام وظایف دیگر بپردازید.
بیشتر بخوانید: عادات بد کاری
