نکات اساسی در مدیریت مالی کسب و کار
مدیریت امور مالی برای هر صاحب کسب و کاری چالش‌هایی را به همراه دارد. اغلب، موفقیت یک کسب و کار کوچک به دلیل مهارت‌هایی است که در زمینه‌ی تولید محصول یا ارائه خدمات دارید. اما اگر تجربه کافی در مدیریت امور مالی ندارید، فرآیند توسعه ممکن است دشوار باشد و ممکن است در الگوهای مالی نادرستی گیر کنید که در نهایت ممکن است به کسب و کارتان آسیب بزند.
یکی از مهمترین گام‌ها برای هر صاحب کسب و کار، یادگیری مدیریت مالی است. با درک مهارت‌های اساسی مورد نیاز برای مدیریت یک کسب و کار کوچک – مانند انجام حسابداری ساده، درخواست وام یا تهیه صورت‌های مالی – شما می‌توانید آینده مالی پایداری را برای کسب و کار خود ایجاد کنید. علاوه بر آموزش، سازماندهی یکی از عناصر اصلی مدیریت مالی صحیح است.
در این مقاله، تعدادی راهکار وجود دارد که شما باید به عنوان یک صاحب کسب و کار کوچک انجام دهید تا مدیریت امور مالی خود را بهبود بخشیده و کنترل کاملی بر آن داشته باشید.
چند راهکار برای مدیریت مالی
اگر شما یک کسب و کار کوچک را اداره می‌کنید، امتحان کردن همهٔ امور برای انجام کارهای روزمره اغلب آسان است. با این حال، داشتن سرمایهٔ اضافی ممکن است به رشد کسب و کار شما کمک زیادی کند. الکساندر لوری، استاد و مدیر برنامهٔ تحلیل مالی در دانشکدهٔ گوردون، بیان کرده است: “صاحبان کسب و کارهای کوچک نباید از نقش خود در شرکت غافل شوند و باید خود را متناسب با آن تمرین دهند.” شما باید اطمینان حاصل کنید که هم کسب و کارتان و هم امور مالی شخصیتان از وضعیت خوبی برخوردار باشد. در این راستا، سعی کنید به خودتان به عنوان کسی که درگیر کار است، حقوق بدهید و دست خود را خالی نکنید. نباید برای پیشبرد کارها حساب خود را صفر کنید.
برای افزایش سرمایه، به سرمایه‌گذاری پرداخت کنید.
این نکته بسیار مهم است که به عنوان یک کسب و کار، فقط به پرداخت هزینه‌های خود محدود نشوید، بلکه باید به امکانات رشد و جلب فرصت‌های جدید نیز توجه کنید. با این کار، شما می‌توانید سرمایه‌گذاری‌هایی را انجام دهید که به کسب و کار شما این امکان را می‌دهد که به سوی پیشرفت و رشد مالی سلامت حرکت کند.
همچنین، باید به آینده‌ی کسب و کار خود نیز توجه کنید و همیشه به آینده‌ای روشن نگاه داشته باشید. این به معنای دقیق مشخص کردن این است که کجا باید دریافت کارمند جدید را شروع کنید، کدام بخش از کسب و کار باید مورد سرمایه‌گذاری قرار گیرد و چه بستری برای رشد لازم است. به عبارت دیگر، باید به دید بلندمدت و استراتژیک به کسب و کار خود نگاه کنید و برنامه‌هایی را برای رشد و توسعه آن انجام دهید.
برنامه‌ی پرداخت خوبی داشته باشید.
برنامه‌ی پرداخت موثر یکی از عوامل اساسی برای مدیریت مالی بهینه در هر کسب و کار است. صاحبان کسب و کار باید به دقت پرداخت‌های خود را برنامه‌ریزی و مدیریت کنند تا جلوی مشکلاتی همچون نقدینگی ناپایدار، تأخیر در پرداخت به ارائه‌دهندگان، و مشکلات مالی دیگر را بگیرند.
برنامه‌ی پرداخت باید شامل موارد زیر باشد:
- تعیین موعد پرداخت: باید یک برنامه زمانبندی برای پرداخت فاکتورها و حساب‌های مختلف تنظیم شود. این شامل تعیین موعد پرداخت‌های ماهانه، هفتگی یا حتی روزانه می‌شود.
- اولویت‌بندی پرداخت‌ها: صاحبان کسب و کار باید برنامه‌ی پرداخت خود را بر اساس اولویت‌های مالی تنظیم کنند. به عنوان مثال، پرداخت حساب‌هایی که به تأمین کالاها یا خدمات اساسی مورد نیاز کسب و کار مربوط می‌شود، باید اولویت داشته باشد.
- استفاده از سیاست‌های پرداخت مناسب: این شامل استفاده از تخفیف‌ها، تسهیلات پرداخت به تاخیر، و توافقات خاص برای پرداخت حساب‌ها می‌شود.
- ارتباط با مشتریان: صاحبان کسب و کار باید از اهمیت ارتباط با مشتریان آگاه باشند و سعی کنند روابط خود را با آن‌ها بهبود بخشند. این ارتباطات می‌تواند به مذاکرات موفق‌تر و توافقاتی که می‌تواند پرداخت‌ها را تسهیل کند، منجر شود.
به طور کلی، برنامه‌ی پرداخت موثر نه تنها به مدیریت مالی بهتر کمک می‌کند بلکه به افزایش اعتماد مشتریان و بهبود روابط تجاری نیز کمک می‌کند.
برای مدیریت مالی، کنترل حساب‌ها و دفاتر خود را بررسی کنید.
اهمیت این مسئله کاملاً واضح است، اما باز هم باید تأکید شود. سعی کنید هر روز یا هر ماه زمانی را برای بررسی و نظارت بر حساب‌ها و دفاتر خود اختصاص دهید، حتی اگر حسابداری دارید. چک کردن درآمد و هزینه‌ها به شما این امکان را می‌دهد که با امور اقتصادی کسب و کار خود بیشتر آشنا شوید و بفهمید کجا از شما انرژی می‌گیرد.
اگر از بررسی جریان ورود و خروج پول غافل شوید و فقط به حسابدار اعتماد کنید، راه را برای هزینه‌های بیهوده و حتی اختلاس باز کرده‌اید.
تمرکز نه بر هزینه‌ها، بلکه بر بازگشت سرمایه.
اندازه‌گیری هزینه‌ها و بازده سرمایه‌گذاری می‌تواند تصویری واضح از معنای سرمایه‌گذاری‌ها به شما بدهد و ببینید آیا کار شما ارزش ادامه دارد یا خیر. صاحبان کسب و کار باید مراقب باشند که پول خود را کجا مصرف می‌کنند.
تمام تلاش خود را بکنید که بر روی بازگشت سرمایه (ROI) متمرکز شوید. عدم انجام این کار به این معنی است که احتمال خروج مدیریت مالی از دستتان باشد. باید به خوبی نظارت داشته باشید که پولتان و چگونگی سرمایه‌گذاری در حال بازده است. اگر نتیجه نداد، مقداری بیشتر هزینه کنید و دربارهٔ اقداماتی که برای شما و کسب و کارتان مفید است، بحث کنید.
بیشتر بخوانید: صفر تا صد مدیریت زمان در کسب و کار
عادت‌های مالی خوب را تنظیم کنید.
ایجاد پروتکل‌های مالی داخلی، حتی اگر به سادگی مسدود کردن زمان تعیین شده برای بررسی و به‌روزرسانی اطلاعات مالی باشد، می‌تواند به شما کمک زیادی در محافظت از سلامت مالی کسب و کارتان کند. همگام بودن با امور مالی می‌تواند به شما در کاهش تقلب یا خطر کمک کند.
کولادو گفت: “ما به عنوان یک کسب و کار کوچک، غالباً از نظر وقت و پول محروم هستیم و از توانایی‌های فنی بسیار محدودی برخوردار هستیم، اما این امر نباید مانع از اجرای نوعی کنترل داخلی در کسب و کارهای کوچک شود.” “این امر به ویژه در صورت داشتن کارمندان بسیار مهم است. ضعف کنترل‌های داخلی می‌تواند منجر به کلاهبرداری یا سرقت از کارمندان شود و در صورت عدم رعایت قوانین خاص، شما یا یک کارمند می‌تواند به طور بالقوه مشکلات حقوقی شما را تشدید کند.”
برای مدیریت مالی، از پیش برنامه‌ریزی کنید.
استفاده از سیستم‌های مالی مناسب
استفاده از سیستم‌های مالی مناسب و نرم‌افزارهای مدیریت مالی می‌تواند به شما کمک کند تا بهبودی قابل توجهی در مدیریت مالی کسب و کار خود داشته باشید. این سیستم‌ها و نرم‌افزارها امکانات متنوعی ارائه می‌دهند که از جمله آن‌ها می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:
۱. رصد دقیق مالی: با استفاده از این سیستم‌ها می‌توانید ترازنامه، صورت‌های مالی، وضعیت درآمد و هزینه و سایر اطلاعات مالی کسب و کار خود را به صورت دقیق و به روز رسانی شده مشاهده کنید.
۲. آنالیز داده‌ها: این نرم‌افزارها به شما امکان می‌دهند تا داده‌های مالی را تحلیل کرده و الگوها و روندهای مالی را شناسایی کنید. این کمک می‌کند تا تصمیمات مالی خود را بر اساس اطلاعات بهتری اتخاذ کنید.
۳. پیش‌بینی و برنامه‌ریزی: با استفاده از این سیستم‌ها می‌توانید پیش‌بینی‌های مالی برای آینده انجام داده و برنامه‌ریزی‌های مالی مناسبی برای دستیابی به اهداف خود انجام دهید.
۴. اتوماسیون فرآیندهای مالی: این سیستم‌ها به شما امکان می‌دهند فرآیندهای مالی مختلفی مانند صدور فاکتور، پردازش پرداخت‌ها، و مدیریت حسابداری را به صورت خودکار انجام دهید که زمان و هزینه را به شما صرفه‌جویی می‌کند.
استفاده از این سیستم‌ها و نرم‌افزارها به شما کمک می‌کند تا عملکرد مالی کسب و کار خود را بهبود بخشیده و تصمیمات مالی خود را بر اساس اطلاعات دقیق‌تر و کامل‌تری اتخاذ کنید.
