مهندس مهدی ورقائی
آنچه در این مطلب میخوانید

مدیریت زمان در کسب و کار: نکات کلیدی

از گذشته تاکنون، همیشه اصطلاح “وقت طلا است” به ما یادآوری می‌کند که ارزش بالایی برای زمان در نظر گرفته شده است. این مفهوم نشان می‌دهد که زمان همواره یک موضوع مهم بوده است و همچنان نیز خواهد بود.

اگر پول را از دست بدهید، ممکن است بتوانید دوباره آن را کسب کنید. اگر یک کسب و کار از بین برود، می‌توانید آن را دوباره بسازید؛ اما زمان را نمی‌توان به عقب برگرداند.

یکی از بزرگترین چالش‌هایی که در زندگی و کسب و کار با آن مواجه می‌شویم، مدیریت زمان است. همواره احساس می‌کنیم که وقت کافی برای انجام کارها نداریم و همیشه به دنبال راه‌حل‌هایی برای بهینه‌سازی زمان خود هستیم. به خصوص زمانی که تعدادی از وظایف را به صورت همزمان برعهده داریم.

زمان می‌تواند مانند یک نیروی نامرئی باشد که زندگی همه‌ی ما را کنترل می‌کند. در این مقاله، به شما می‌آموزیم که چگونه می‌توانید کنترل زمان خود را به دست گرفته و به جایی که شما آن را مدیریت می‌کنید، هدایت کنید.

 مدیریت زمان چیست؟

قبل از هر چیز، بیایید بررسی کنیم که مشکل اصلی کمبود زمان از کجا ناشی می‌شود و چرا همیشه احساس می‌کنیم که زمان کمی داریم و دائماً در حال عجله هستیم. بعد از مطالعه و بررسی‌های ما، به نتایج زیر رسیدیم:

هیچ وقت از کارهای خود راضی نیستیم؛ بنابراین فکر می‌کنیم که باید بیشتر تلاش کنیم. توانایی تقسیم وظایف را نداریم؛ بنابراین همه کارها را به صورت فردی برعهده می‌گیریم. بلد نیستیم که بگوییم “نه”؛ به نظر می‌رسد که همیشه باید همه چیز را بپذیریم. گاهی اوقات زمان کافی داریم، اما همچنان به امید آینده موکول می‌کنیم. هنوز یاد نگرفته‌ایم که چگونه وظایفمان را بر اساس اولویت‌ها مرتب کنیم. در حل مسائل ناتوان هستیم؛ به جای حل کردن مشکل اصلی، وقت خود را برای کارهای بی‌اهمیت تلف می‌کنیم.

حالا سوال اینجاست که چگونه می‌توانیم با این مشکلات مواجه شویم؟ پاسخ: مدیریت زمان.

مدیریت زمان یعنی چه؟

مدیریت زمان به این معنی است که زمان خود را به خوبی برنامه‌ریزی کرده و برای هر وظیفه، زمان مشخصی را اختصاص دهید.

وقتی که قادر به مدیریت زمان خود نیستید و به طور مداوم از برنامه‌های خود عقب می‌افتید، نه تنها دچار ناامیدی می‌شوید، بلکه به استرس می‌افتید. وظایفتان به هم ریخته و هیچ‌کدام را به موقع انجام نمی‌دهید. حتی همکارانتان نیز به تدریج از شما عصبانی می‌شوند زیرا احساس می‌کنند همیشه در دسترس نیستید. از اینرو، امری که باید در نظر داشته باشید این است که بدون برنامه‌ریزی، هیچ‌کدام از این موارد به دست نخواهند آمد. بنابراین، صاحب کسب و کار باشید یا کارمند، بهترین راه این است که بر اساس یک برنامه‌ریزی عمل کنید و به طور موثر و بهینه به وظایفتان بپردازید.

بیشتر بخوانید: تکنیک های مدیریت زمان

اهمیت مدیریت زمان

خب، خبر خوب این است که مهارت مدیریت زمان، یک مهارت قابل توسعه است که با تمرین و تلاش می‌توان آن را به دست آورد. در مسیر یادگیری این مهارت، باید با هوشمندی هدف‌گذاری کرده، اولویت‌بندی را فراموش ننمایید، از مدیریت زمان و برنامه‌ریزی دست نکشید و از همکاری با تیم خود اطمینان حاصل کرده و وظایف را تقسیم نمایید.

اهمیت مدیریت زمان

در ادامه، به اهمیت مدیریت زمان در کسب و کار بیشتر پرداخته و روش‌های مدیریت زمان را آموزش می‌دهیم و چند پیشنهاد فوق‌العاده را برایتان ارائه می‌دهیم.

چرا مدیریت زمان در کسب و کار مهم است؟

دلیل اصلی تأکید بر مدیریت زمان این است که بتوانید از ساعات کاری خود به بهترین شکل استفاده کنید تا کسب و کارتان رشد کند و از نیاز به “تعادل بین کار و زندگی فردی” خودداری نمایید. در این بخش، ۶ دلیل اصلی اهمیت مدیریت زمان در کسب و کار را بررسی خواهیم کرد.

عملکرد بهتری دارید

با برنامه‌ریزی روزانه، می‌توانید برای کارهای مهم‌تر وقت بیشتری را اختصاص دهید، دید بهتری نسبت به هر کار پیدا کنید و متوجه شوید که هر کار چه مقدار زمان می‌برد.

کارهایتان را به موقع تحویل می‌دهید

از آنجایی که دِدلاین‌ها مهم هستند، مدیریت زمان باعث می‌شود که با الویت‌بندی و زمان‌بندی کارها، به موقع و به بهترین نحو ممکن آن‌ها را انجام دهید. به عنوان مثال، اگر تا پایان ماه برای تحویل پروژه فرصت دارید، مدیریت زمان به شما کمک می‌کند تا کارهایتان را حتی پیش از این تاریخ تکمیل نمایید.

استرس کمتری تجربه می‌کنید

اضطراب و نگرانی، بخش جدانشدنی هر کسب و کار است؛ اما مدیریت زمان به شما کمک می‌کند تا بهتر برنامه‌ریزی کنید و از این طریق استرس کمتری تجربه نمایید.

فرصت‌های شغلی بیشتری به دست می‌آورید

مهارت مدیریت زمان باعث می‌شود که افراد بیشتری به شما اعتماد کنند. به این ترتیب، به فردی تبدیل می‌شوید که کارهایش را در زمان معین و به بهترین نحو ممکن انجام می‌دهد. این موضوع باعث می‌شود فرصت‌های شغلی بیشتری برای شما به وجود آید.

اعتماد به نفس شما بالاتر می‌رود

آیا زمانی که یک کار را به پایان می‌رسانید و آن را از لیست کارهایتان خط می‌زنید، احساس رضایت نمی‌کنید؟ وقتی هر روز با موفقیت کارهای روزانه خود را به اتمام می‌رسانید، اعتماد به نفس شما به مرور زمان افزایش می‌یابد و شما انگیزه بیشتری به دست می‌آورید.

کیفیت کارتان بهبود می‌یابد

استفاده از روش‌های مدیریت زمان، همانند هر مهارت دیگری است که با گذشت زمان، در آن حرفه‌ای می‌شوید و بدون دقت، ساعت‌ها می‌توانید به انجام کارها بپردازید. به عنوان مثال، فرض کنید که قبل از یک جلسه ساعت ۶ عصر، یک ربع زمان دارید. در این صورت، مانند حرفه‌ای‌ها، به جای شروع یک کار زمان‌بر، چندین کار کوچک را انجام می‌دهید و با آرامش به جلسه مورد نظر می‌رسید.

 

بهترین روش‌های مدیریت زمان در کسب و کار

اکنون که می‌فهمید چقدر کنترل زمان برای کسب و کار شما اهمیت دارد، ببینیم چگونه می‌توانید زمان را به بهترین نحو مدیریت کنید. در ادامه، چند راهکار برای شما معرفی می‌شود که می‌تواند به شما کمک کند. به جز این راه‌حل‌ها، پیشنهاد می‌شود که کتاب‌های مفیدی را مطالعه کنید؛ زیرا کتاب‌هایی از نویسندگان برجسته و کارآفرینان معروف در سراسر جهان درباره مدیریت زمان وجود دارند که می‌توانند به شما کمک کنند. ما این امکان را در ۳۶۵book برای شما فراهم کرده‌ایم؛ هر روز، یک کتاب با موضوعات مختلف از جمله توسعه فردی، مدیریت کسب و کار و بازاریابی به صورت صوتی منتشر می‌شود. ما می‌خواهیم تا در ۳۶۵ روز، به شما کمک کنیم تا مهارت‌های جدیدی را کسب کرده و زندگی شخصی و کاری‌تان را بهبود بخشید. به جمع ما بپیوندید 🙂

حالا به روش‌های مدیریت زمان بپردازیم:

برنامه‌ریزی برای روزهای خود را بنویسید یکی از بدترین اشتباهاتی که می‌توانید انجام دهید، شروع کار بدون برنامه‌ریزی از قبل است. بدون برنامه‌ریزی، سردرگمی از پیشرفت شما جلوگیری می‌کند و به شما کمک نمی‌کند. بنابراین، برنامه‌ریزی روزانه‌تان را بر اساس اولویت‌های خود بنویسید و مشخص کنید که در هر ساعتی چه کاری انجام دهید.

تعیین برنامه

پیشنهاد می‌شود که یک ساختار زمانی ثابت برای کارهایتان داشته باشید. به عنوان مثال، شاید مناسب باشد که روزهای شنبه را برای تماس‌های تبلیغاتی، یکشنبه را برای مسائل مالی، صبح‌ها را برای چک کردن ایمیل‌ها و عصرها را برای برنامه‌ریزی استراتژی مارکتینگ اختصاص دهید. تعیین این ساختار به شما کمک می‌کند تا از سردرگمی جلوگیری کنید و بهتر به کارهایتان بپردازید.

راه‌اندازی فاکتورهای حواس‌پرتی

حواس‌تان را جمع کنید تا پرت نشوند! واضح است که این حواس پرتی‌ها وقت شما را تلف می‌کنند. یکی از شایع‌ترین عوامل حواس‌پرتی، استفاده از گوشی‌های همراه، شبکه‌های اجتماعی و همکاران سخن‌گو است. بر اساس تحقیقات مجله‌ی Telegraph، کارمندان هر شرکت در طول سال حدود ۷۵۹ ساعت از وقت خود را هدر می‌دهند. اولین گام برای مدیریت زمان این است که این عوامل حواس‌پرتی را شناسایی کنید و به آن‌ها جلوگیری کنید.

تمرکز بر روی یک کار

آیا به عقیده‌ای که فکر می‌کنید، افرادی که می‌توانند چندین کار را به صورت همزمان انجام دهند، بهترین‌ها هستند؟ بر خلاف اعتقاد عمومی، تمرکز بر روی یک کار به شما نتیجه بهتری می‌دهد. وقتی که چندین پروژه را به طور هم‌زمان شروع می‌کنید، معمولاً هیچکدام به نتیجه مطلوب نمی‌رسد.

کمی استراحت هم بد نیست

در داستان مشهور ارشمیدس، شاه از او خواست که راهی برای تشخیص طلا اصلی از طلای کم ارزش بیابد. ارشمیدس بعد از روزها تلاش و کار بی‌نتیجه، با اصرار همسرش تصمیم گرفت کمی استراحت کند و به حمام برود. لحظه‌ای که وارد حمام شد، آب خزینه بالا آمد و ارشمیدس جواب سوالش را پیدا کرد.

گاهی اوقات استراحت کردن لازم است و در واقع، بهبود عملکرد شما را نیز تضمین می‌کند. یادتان باشد که مغز همانند بدن، به استراحت نیاز دارد.

ماتریس آیزن‌هاور (ماتریس اولویت‌بندی)

وقتی می‌خواهیم کارهایمان را بر اساس اهمیت و فوریت، اولویت‌بندی کنیم، به ماتریس زیر می‌رسیم:

حالا به تفکیک رنگ به رنگ این ماتریس را مرور می‌کنیم و ببینیم کارهای هر بخش چیست:

سبز: کارهایی که ضروری و نهایی هستند و باید امروز یا فردا تمام شوند. به عنوان مثال، وقتی کل تیم منتظر امضای شما برای شروع یک پروژه جدید است.

آبی: کارهایی که مهم هستند، اما فوریت زیادی ندارند. این کارها باید در تقویم خود یادداشت شوند تا در آینده به آن‌ها برسید. به عنوان مثال، اگر قصد دارید دوباره ورزش کنید، می‌توانید در تقویم خود یادداشت کنید که در روزهای آینده باید در باشگاه ثبت‌نام کنید.

زرد: کارهایی که باید فوراً انجام شوند، اما اهمیت زیادی ندارند. اگر به زمانی دیگری موکول‌شوند، مشکلی ایجاد نخواهد شد. به عنوان مثال، قبل از یک جلسۀ مهم، اگر یکی از دوستانتان به شما زنگ بزند و از شما درخواست کمکی داشته باشد، می‌توانید این کمک را به یک فرد دیگر ارجاع دهید.

قرمز: کارهایی که اصلاً نباید انجام شوند. این بخش به شما کمک می‌کند که کارهایی که اصلاً نباید زمان شما را بگیرند را تشخیص دهید. به عنوان مثال، غرق شدن در اینترنت یا انجام بازی‌های بی‌پایان. این کارها معمولاً دلایل کمبود وقت برای کارهای مهم‌تر دارند.

با استفاده از این ماتریس، می‌توانید هنر اولویت‌بندی را یاد بگیرید. اما سوال اینجاست که چطور می‌توانیم روی یک کار تمرکز کنیم؟ آیا تا به حال ذهنتان پرید و از کاری دیگری برگشتید؟ در ادامه به این موضوع می‌پردازیم.

قانون گوجه فرنگی

این قانون نیز یکی از روش‌های موثر برای مدیریت زمان است. برای اجرای این قانون، تایمر را بر روی ۲۵ دقیقه تنظیم کرده و هر ۲۵ دقیقه را به یک کار اختصاص دهید. سپس ۵ دقیقه استراحت کنید و به کار بعدی بروید. این قانون به شما کمک می‌کند تا در هنگام انجام یک کار، فقط روی آن تمرکز کنید و ذهن خود را از کارهای دیگر دور نگه دارید. حتماً در طول هفته چند بار از این قانون استفاده کنید و نتایجش را ببینید.

 

نتیجه گیری

در نتیجه، مدیریت زمان یک مهارت بسیار حیاتی است که به ما کمک می‌کند تا به بهره‌وری بیشتری از زمان خود برسیم و کارهایمان را به بهترین شکل ممکن انجام دهیم. برای موفقیت در مدیریت زمان، می‌توانیم از روش‌هایی مانند ماتریس آیزن‌هاور برای اولویت‌بندی کارها، قانون گوجه فرنگی برای تمرکز بر روی یک کار، و استفاده از تکنولوژی به منظور ساده‌تر کردن فرآیندها و کارها استفاده کنیم.

اهمیت استراحت نیز در مدیریت زمان قابل تأکید است؛ زیرا استراحت منظم باعث افزایش تمرکز، بهبود عملکرد، و جلوگیری از خستگی و سوختگی ذهنی می‌شود.

به طور کلی، با توجه به اینکه زمان یکی از دارایی‌های مهم ماست، ارزش آن را درک کرده و با مدیریت مناسب آن، به دستیابی به اهداف و رسیدن به موفقیت در زندگی شخصی و حرفه‌ای کمک می‌کنیم.

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *

جهت جستجو مطالب عنوان مد نظر خود را در باکس بالا وارد نمایید.