اصول مذاکره با همکاران و شرکای تجاری
اهمیت اصول و فنون مذاکره در محیط کار
در دوران حاضر، مهارت مذاکره به عنوان یکی از مهارت‌های اساسی و حیاتی در جهان کسب و کار، اهمیت بیشتری پیدا کرده است. شرکت‌ها و سازمان‌ها برای انجام معاملات موفق، توافقات موثر با همکاران و شرکای تجاری، به دنبال داشتن رویکردها و فنون مذاکره‌ای مناسب هستند. در این مقاله، به بررسی اهمیت اصول و فنون مذاکره می‌پردازیم و چگونگی ایجاد یک روش مذاکره قوی و مؤثر را مورد بررسی قرار می‌دهیم.
تعریف اصول و فنون مذاکره
اصول و فنون مذاکره را می‌توان به عنوان هنری در نظر گرفت که برای دستیابی به تمامی پتانسیل‌های آن، نیازمند کسب مهارت‌های روزافزون است. اگر بخواهیم اصول و فنون مذاکره را به طور خلاصه توضیح دهیم، می‌توانیم به شرح زیر تعریف کنیم:
قرار دادن منافع مشتریان در مرکز فرآیند مذاکره. مشتریانی که حس می‌کنند شما یک شریک منطقی برای آنها هستید و به منافع آنها اهمیت می‌دهید، بسیار بیشتر از کارکنان شرکت شما به شما اعتماد خواهند کرد.
به طور خلاصه، مهارت در مذاکره و استفاده از اصول و فنون مذاکره، برای شرکت‌ها و سازمان‌ها امری ضروری و اساسی است. با داشتن یک رویکرد مذاکره‌ای مناسب، می‌توان به دستیابی به نتایج مثبت و توافقات موثر با همکاران و شرکای تجاری دست یافت.
اهمیت اصول و فنون مذاکره
در دوران فعلی که فضای تجاری به صورت کاملاً پویا، غیرمتمرکز و پر رقابت شکل گرفته است، آگاهی از اهمیت اصول و فنون مذاکره برای توسعه شرکت‌ها و سازمان‌ها بسیار حیاتی است. پژوهش‌های انجام‌شده تحت نظر مرکز تحقیقات اقتصادی و بازرگانی (CEBR) در انگلستان نشان می‌دهد که در این کشور، هر ساعت از دست‌رفتن سود شرکت‌ها به دلیل عدم تسلط به مهارت‌های مذاکره، به میزان ۹ میلیون پوند است. این پژوهش همچنین حدود ۱۷ میلیارد پوند افزایش در گردش مالی کلی شرکت‌ها با ارائه آموزش مؤثر در اصول مذاکره به کارمندان اصلی آنها را پیش‌بینی می‌کند.
هرچند این پژوهش تأکید می‌کند که یک شرکت متوسط می‌تواند سود خود را به میزان ۷٪ افزایش دهد، اما تأثیر واقعی مالی ناشی از مهارت‌های ضعیف در مذاکره ممکن است بسیار بیشتر باشد، زیرا این تخمین بر اساس میزان ضررهای اعلام‌شده توسط شرکت‌ها است.
پژوهش‌های دیگر نیز به تفاوت مالی بین شرکت‌هایی که اصول مذاکره را رعایت می‌کنند و کسانی که این کار را انجام نمی‌دهند، تأکید می‌کند. به عنوان مثال، یک تحقیق انجام‌شده توسط گروه Huthwaite در انگلستان نشان داد که بین سال‌های ۲۰۰۷ تا ۲۰۰۸، شرکت‌هایی که در توسعه یک رویکرد سیستماتیک به اصول مذاکره سرمایه‌گذاری کرده‌بودند، درآمد خالص خود را به میزان ۴۳٪ افزایش دادند، در حالی که حدود ۲۰۰۰ شرکت برتر جهان تقریباً ۳۰٪ از درآمد خالص خود را از دست دادند.
بدون شک، نادانی از اصول و فنون مذاکره یا نادیده‌گرفتن اهمیت آنها می‌تواند به کاهش سود و از دست رفتن فرصت‌های شغلی منجر شود. اما چگونه می‌توان یک شرکت مهارت‌های و اصول مذاکره کارکنان خود را به طور واقعی بهبود داد؟ اصول و فنون مهم در مذاکره چیست؟
مراحل اصول و فنون مذاکره
در اینجا ۱۰ گام اصولی برای مذاکره را که توسط اتاق بازرگانی بین‌المللی (ICC) پیشنهاد شده‌اند، بررسی می‌کنیم:
- راهبرد کلی مذاکره باید به دقت تهیه شود و باید به اعضای مرتبط در سازمان اطلاعات بیشتری در مورد مذاکره و اصول آن ارائه شود. در این راهبرد، هدف‌گذاری با درنظر گرفتن تجربیات گذشته و تعیین اهداف واضحی که باید دست‌یافته شوند، حائز اهمیت است. همچنین، آشنایی با شرکای مذاکره و شرایط تجاری آنها به ما کمک خواهد کرد تا نیازها و اولویت‌های آنها را بهتر درک کنیم.
در تهیه این راهبرد، ابتدا باید اهداف کلی مذاکرات را مشخص کنیم. سپس، اهداف مختصر و واقع‌پذیر را برای هر مرحله از مذاکرات تعیین می‌کنیم. مهم است که این اهداف قابل اندازه‌گیری و قابل ارزیابی باشند تا بتوانیم پیشرفت مذاکرات را به درستی ارزیابی کنیم.
به علاوه، برای موفقیت در مذاکرات، لازم است که با توجه به تجربیات گذشته، برنامه‌ریزی دقیقی انجام دهیم و به دقت اطلاعات لازم را جمع‌آوری کنیم. این اطلاعات شامل اطلاعات در مورد شرکای مذاکره، شرایط تجاری، نقاط قوت و ضعف ممکن، و همچنین الگوهای رفتاری آنها است.
با در نظر گرفتن این موارد، می‌توانیم یک راهبرد موثر برای مذاکرات تهیه کنیم که به ما کمک می‌کند تا اهداف خود را دست‌یافته کنیم و نتایج مثبتی را به دست آوریم.
۲. در مذاکرات بین فرهنگ‌های مختلف، تفاوت‌های فرهنگی می‌تواند بر فرایند مذاکره تأثیر بسزایی داشته باشد. برای موفقیت در مذاکرات، ضروری است که اصول و فنون مذاکره با توجه به تفاوت‌های فرهنگی در نظر گرفته شود.
اولین گام در این راستا، درک تفاوت‌های فرهنگی است. این تفاوت‌ها می‌تواند شامل نگرش‌ها، ارزش‌ها، عقاید و رفتارها باشد. با درک این تفاوت‌ها، می‌توان بهترین راه حل‌ها را برای مذاکره پیدا کرد.
در مذاکرات بین فرهنگ‌های مختلف، مهم است که فرضیات و عادات فرهنگی شریک مذاکره را درک کنیم. برای مثال، در برخی فرهنگ‌ها، بیان مستقیم نظرات و خواسته‌ها مورد ترجیح است، در حالی که در برخی دیگر، استفاده از ادب و رعایت حساسیت‌ها برای ابراز خواسته‌ها مهم است.
با در نظر گرفتن تفاوت‌های فرهنگی، می‌توانیم رویکردهای مذاکره‌ای مناسبی انتخاب کنیم که با فرهنگ شریک مذاکره هماهنگ باشد. همچنین، احترام به تفاوت‌های فرهنگی و تلاش برای ایجاد یک فضای مذاکره که تمام افراد محترمانه به آن شرکت کنند، از اهمیت بالایی برخوردار است.
۳.تعیین روند مذاکره از جمله موارد حیاتی در موفقیت مذاکرات است. این مرحله می‌تواند شامل تعیین موضوعات مذاکره، زمانبندی، روش و فرآیند مذاکره و همچنین انتظارات طرفین باشد. برای رسیدن به توافقی که هر دو طرف را راضی کند، لازم است که روند مذاکره به طور کامل توافق شده و هر دو طرف با آن موافقت کنند.
تعیین روند مذاکره باید با هماهنگی و توافق طرفین صورت گیرد. در این روند، مهم است که هر دو طرف فرصتی برابر برای بیان نظرات و ایده‌های خود داشته باشند و مسائل مورد بحث را به طور کامل مورد بررسی قرار دهند.
با توافق بر روی روند مذاکره، اطمینان حاصل شده و ابهامات کاهش می‌یابد که این امر می‌تواند به موفقیت مذاکره و رسیدن به توافق نهایی کمک کند. از این رو، ایجاد یک فضای مذاکره که همه طرف‌ها در آن احساس راحتی و اطمینان داشته باشند، بسیار حائز اهمیت است.
۴.پیش‌بینی منابع انسانی و فنی مورد نیاز برای مراحل مختلف مذاکره از اهمیت بسیاری برخوردار است. در طول فرآیند مذاکره، نیاز به افراد ماهر و متخصص در زمینه‌های مختلف، از جمله حقوقی، مالی، فنی و ارتباطات، وجود دارد.
به طور مثال، در مراحل ابتدایی مذاکره، ممکن است نیاز به کارشناسان حقوقی برای بررسی موارد قانونی و تنظیم قراردادها و مشاوران مالی برای بررسی جنبه‌های مالی معامله باشد. همچنین، در مراحل بعدی، نیاز به تخصص‌های فنی مرتبط با موضوع مذاکره مانند مهندسان، متخصصان IT و … وجود دارد.
پیش‌بینی و تدوین چارچوبی برای این منابع از جمله تعیین نیازمندی‌ها، تخصیص وظایف، و ارتباط با سایر اعضای تیم مذاکره، می‌تواند به بهبود و کارآمدی فرآیند مذاکره کمک کند. همچنین، این کار می‌تواند از هدررفت منابع و زمان جلوگیری کند و به ترتیب برای دستیابی به نتایج موفق‌بخش باشد.
۵.بر پایه‌ی اعتماد و اطمینان رابطه برقرار کردن با شریک مذاکره از اهمیت بسیاری برخوردار است. اعتماد می‌تواند پایه‌ای برای مذاکرات موفق و مثمرثمر باشد و به دو طرف اجازه می‌دهد تا با آرامش و صمیمیت در فرآیند مذاکره شرکت کنند. برای برقراری رابطه بر پایه‌ی اعتماد و اطمینان، می‌توانید از راهکارهای زیر استفاده کنید:
۱. صداقت و شفافیت: در ارتباط با شریک مذاکره، مهم است که صادقانه و شفاف باشید. اطلاعات صحیح و کامل را ارائه دهید و هرگونه ابهام یا اطلاعات نادرست را از بین برده و به صورت صریح نقطه نظر و نیازهای خود را بیان کنید.
۲. احترام و ارزشگذاری: به شریک مذاکره با احترام برخورد کنید و ارزش گذاری کنید. اهمیت بدهید که دیدگاه و نظرات او را درک کنید و به احترام آن عمل کنید.
۳. تعهد و پایبندی: به تعهدات و قول‌هایی که در مذاکره ارائه می‌دهید پایبند باشید. این کار باعث افزایش اعتماد و اطمینان شریک مذاکره نسبت به شما خواهد شد.
۴. ارتباط موثر: ارتباط موثر و دقیق با شریک مذاکره از اهمیت بالایی برخوردار است. به گونه‌ای که نیازها و اولویت‌های هر دو طرف به خوبی درک شود و هر یک از شما اطمینان حاصل شود که برای رسیدن به یک توافق مشترک، به همکاری دیگری نیاز دارید.
۶. رعایت صداقت و حفظ استانداردهای صداقت در فرآیند مذاکره از اهمیت بسیاری برخوردار است. صداقت در مذاکرات به معنای ارائه اطلاعات صحیح و دقیق، بدون پنهان‌کاری یا تغییر حقایق است. این مسئله می‌تواند به افزایش اعتماد میان طرفین مذاکره کمک کند و فرآیند را بهبود بخشیده و به حل مسائل و توافق‌های موفقتری منجر شود. زیرا در مذاکرات، صداقت و شفافیت اهمیت زیادی دارد و هر گونه نقض این اصل می‌تواند باعث کاهش اعتماد و افزایش اختلافات شود. بنابراین، حفظ استانداردهای صداقت در طول مذاکرات به شدت توصیه می‌شود تا به دستیابی به نتایج مطلوب و توافقاتی که هر دو طرف را راضی کننده باشد کمک کند.
۷. مدیریت احساسات یک مهارت بسیار حیاتی در مذاکرات است. احساسات می‌توانند تأثیر زیادی بر روی تصمیم‌گیری‌ها و رفتارها داشته باشند. از طرفی، احساسات مثبت می‌توانند اعتماد و همکاری را تقویت کرده و فرصت‌های مذاکرات را بهبود بخشند. از طرف دیگر، احساسات منفی می‌توانند منجر به تصمیم‌های ناگزیر و افتراقات در مذاکرات شوند.
به عنوان مثال، اگر یک طرف در مذاکرات احساس عصبانیت کند، این ممکن است منجر به تصمیم‌های غیرمنطقی و ضررآور شود. بنابراین، مهم است که احساسات خود را به دقت مدیریت کنید و در صورت لزوم، از تکنیک‌هایی مانند تمرکز بر تنفس یا انجام تمرینات آرامش برای کنترل احساسات استفاده کنید. همچنین، می‌توانید با تمرکز بر روی هدف‌ها و نتایج مطلوب، احساسات خود را کنترل کنید و به بهبود فرآیند مذاکرات کمک کنید.
۸.انعطاف‌پذیری در مذاکرات بسیار حیاتی است زیرا ممکن است شرایط و نیازها در طول فرآیند تغییر کنند. توانایی به دست آوردن توافقات قابل قبول برای هر دو طرف و اعمال تغییرات لازم برای رسیدن به یک توافق ممکن است نقش بسیار مهمی در موفقیت مذاکرات داشته باشد.
به عنوان مثال، در صورتی که یک شرکت در مذاکرات قراردادی برای تأمین مواد اولیه با یک تامین‌کننده دارد، انعطاف‌پذیری در مورد شرایط پرداخت، مقدار مواد و شرایط تحویل می‌تواند کمک کند تا یک توافق قابل قبول برای هر دو طرف به وجود آید.
به طور کلی، انعطاف‌پذیری در مذاکرات به ما کمک می‌کند تا بهترین راه حل‌ها را پیدا کنیم و با تغییرات در شرایط، موفقیت مذاکرات را تضمین کنیم.
۹. تعهدات واقع‌بینانه داشته‌باشید تعهدات واقع‌بینانه داشته‌باشید- اصول و فنون مذاکره فقط به اقداماتی که واقعا قصد انجامشان را دارید، متعهد شوید. همان طور که انتظار دارید شریک مذاکره‌کننده‌ی شما نیز این کار را انجام دهد. اگر موردی وجود دارد که از توان شما خارج است، به شریکتان اطلاع دهید تا از آسیب‌های احتمالی به اعتبار شرکت جلوگیری شود؛ همچنین با تو.جه به اصول و فنون مذاکره، در حین مذاکرات مطمئن شوید که شریک مذاکره‌کننده‌ی شما از سطح اختیارات مناسبی برخوردار است و می‌توانند به تعهدات خود در قبال شما عمل کند.
۱۰. برای اطمینان از درک مشترک، به آخرین خلاصه‌ی سفارش رجوع کنید هنگامی که به مرحله‌ی نهایی مذاکره می‌رسید، تلاش کنید از هرگونه سوءتفاهم احتمالی درباره‌ی موارد توافق‌شده توسط طرفین جلوگیری کنید.
خلاصه
اصول مذاکره می‌تواند بسیار پیچیده و حیاتی باشد. برای دستیابی به تأثیر بیشتر، نیاز به مهارت‌های ویژه‌ای دارید، از تجزیه‌وتحلیل تاریخچه‌ی مذاکرات با شرکت‌های قبلی تا داشتن خودآگاهی درباره‌ی تفاوت‌های فرهنگی. با آگاهی از اهمیت اصول و فنون مذاکره، می‌توانید سود خود را به طرز چشمگیری افزایش دهید.
مذاکره زمانی رخ می‌دهد که طرف مقابل اعتقاد دارد شما کالا یا خدماتی ارائه می‌دهید که نیازهای آنها را برطرف می‌کند. برای جلوگیری از هرگونه سوءتفاهم، قبل از اتمام مذاکرات، با کمک شریک مذاکره‌کننده‌ی خود و با رعایت اصول و فنون مذاکره، یک خلاصه از توافق‌نامه‌ی کلی تهیه و نهایی کرده و آن را امضا کنید.
